Hasta 30% del gasto en software se desperdicia: cómo auditar las licencias y suscripciones de tu empresa antes de octubre

Este 17 de septiembre ITSitio publicó un dato que duele: hasta 30% de lo que las empresas gastan en software se va en licencias que nadie usa, suscripciones duplicadas y renovaciones automáticas que nadie revisó. En nuestra experiencia con pymes en México, el número no es exagerado.

La buena noticia es que ese desperdicio se encuentra en una tarde con una hoja de cálculo. Y hay una fecha que te conviene: el 13 de octubre de 2026 vence el soporte de Office 2021 y de Windows Server 2022, así que muchas empresas van a tener que sentarse a comprar de todos modos. Mejor llegar a esa mesa sabiendo qué tienes.

Dónde se esconde el 30%

Piensa en tu oficina. El de contabilidad que se fue en marzo sigue con su buzón de Microsoft 365 activo, y con él una licencia que se cobra cada mes. Diseño compró Adobe con la tarjeta de la empresa hace dos años y nadie sabe si todavía lo abren. Ventas tiene Zoom y también Teams, y las dos se pagan.

Ninguna de esas fugas es grande sola. Juntas, en una empresa de 40 personas, sí se notan.

Lo que más encontramos:

• Cuentas de exempleados que nadie dio de baja.
• Todos con el mismo plan caro, aunque la mitad solo use correo.
• Antivirus con más asientos (licencias por equipo) que computadoras.
• Dos herramientas para lo mismo en áreas distintas.
• Renovaciones anuales con cargo automático a la tarjeta.

Cómo levantar el inventario real

No necesitas un sistema especial. Necesitas una hoja con cuatro columnas: herramienta, licencias pagadas, usuarios activos y fecha de renovación.

Para llenarla, entra a cada portal de administración. Microsoft 365 y Google Workspace te dicen cuándo entró cada usuario por última vez; las cuentas sin actividad en 90 días son tus fantasmas. La consola del antivirus lista los equipos conectados. Adobe y casi cualquier herramienta SaaS (software por suscripción que se paga mensual o anual) tienen una pestaña de usuarios.

Luego cruza eso con el estado de cuenta de la tarjeta y con las facturas del último año. Ahí aparecen las suscripciones que nadie recordaba.

Qué comparar	Dónde verlo	Señal de desperdicio
Licencias de Microsoft 365 o Google Workspace	Centro de administración, usuarios activos	Cuentas sin entrar en 90 días
Asientos de antivirus	Consola del proveedor	Más asientos que equipos
Adobe y otras herramientas SaaS	Pestaña de usuarios de cada portal	Gente que ya no está o nunca entró
Renovaciones automáticas	Estado de cuenta y facturas del año	Cargos que nadie reconoce

Mezclar planes en lugar de darle lo mismo a todos

En nuestra experiencia, el error más caro es darle a todo el mundo el mismo plan. La recepcionista, el de almacén y la directora de finanzas no necesitan lo mismo.

Microsoft y Google permiten mezclar planes dentro de la misma empresa. Quien solo usa correo y Teams puede ir en un plan básico. Quien vive en Excel con macros necesita las aplicaciones de escritorio. Los buzones compartidos, como el de ventas o el de facturación, no necesitan licencia en Microsoft 365 si se configuran como compartidos.

Lo mismo con el antivirus: compra los asientos que tienes hoy, no los que tenías cuando abriste la sucursal de Querétaro.

Octubre: renegociar en lugar de solo renovar

El 13 de octubre de 2026 termina el soporte de Office 2021 y el soporte principal de Windows Server 2022. Si tu empresa todavía usa alguno de los dos, alguien va a comprar licencias este otoño.

Nuestra opinión: no renueves a ciegas. Llega con el inventario en la mano y pregunta cuánto cuesta el paquete completo, con las licencias que sí usas. Si vas a pasar a Microsoft 365, quizá ya no necesites el antivirus aparte ni la herramienta de videollamadas de otro proveedor. Es el momento de consolidar.

Hablemos

¿Y en tu empresa?

Si nunca has cruzado usuarios activos contra licencias pagadas, es muy probable que estés pagando algo que nadie usa. Aunque no sea 30%, cualquier porcentaje paga la tarde que le dediques.

En ProcessBi la auditoría de licenciamiento y la consolidación de suscripciones entran dentro de la póliza de soporte. Te decimos qué tienes, qué sobra y qué comprar, sin sobrevender: si un plan básico te alcanza, eso te recomendamos.

Pide tu diagnóstico de licencias — respondemos el mismo día hábil.